Seni Rapat Efektif Menuju Perencanaan Matang

Seni Rapat Efektif Menuju Perencanaan Matang

Apakah anda pernah mengikuti rapat?, Bagaimana perasaan anda ketika mengikuti rapat?, membosankan, menyenangkan atau mengharukan?. Saya rasa disetiap rapat memiliki rasa yang berbeda-beda tergantung suasana yang dibangun oleh pimpinan rapat dan bagaimana partisipasi peserta rapat dalam kontribusinya ketika mengikuti rapat .

Sebenarnya rapat itu sangat penting bagi sebuah organisasi sebelum melaksanakan suatu program, disana kita bisa membahas perencanaan, eksekusi dan kemungkinan-kemungkinan masalah yang akan muncul dalam program tersebut, namun rapar sering kali membuat beberapa orang merasa jenuh. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya :

1. Pembicara tidak komunikatif dengan peserta rapat

2. Rapat molor berjam-jam karena tidak runutnya masalah yang dibahas

3. Peserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk berbicara, menyampaikan ide/gagasan, usul dan saran

4. Pimpinan rapat otoriter dalam memutuskan hasil rapat, tidak melakukan pertimbangan berdasarkan usul saran dari peserta

5. Pembahasan "ngalor-ngidul", tidak menyelesaikan pembahasan satu persatu sampai selesai

Nah, ketika kita mengikuti rapat semacam diatas bisa dipastikan kita akan merasa jenuh dalam mengikuti rapat tersebut. Ada beberapa seni yang harus dimiliki pimpinan rapat untuk menciptakan suasana rapat yang menyenangkan dan mengharukan. Tidak mudah memang, tapi kalau kita asah terus-menerus insyaAllah bisa dilakukan dengan terbiasa, berikut tipsnya :

1. Buat rapat kecil dengan beberapa orang yang lebih sedikit. Orang yang mengikutinyapun sedikit saja, hanya orang-orang yang memiliki pengaruh kuat di organisasi tersebut yang diundang. Rapat dilakukan dengan pembahasan tentang bahasan yang akan dibahas di rapat besar/utama.

2. Tentukan bahasan sebagai bahan pembahasan nanti dirapat besar tersebut. Tidak perlu terlalu banyak, sedikit tapi merinci agar program berjalan dengan perencanaan yang matang.

3. Pimpinan rapat harus memberikan contoh yang baik dalam segala hal diantaranya kedisiplinan kedatangan ditempat rapat, tidak ngaret dan memulai rapat tepat pada waktu yang ditentukan sesuai dengan undangan. Hal ini biasanya disepelekan karena sudah menjadi lumrah di Indonesia, tapi sangat berpengaruh bagi efektifitas rapat tersebut.

4. Durasi rapat jangan terlalu lama. Kalau sekiranya pembahasan telah selesai, maka sebaiknya rapat segera ditutup. Jangan ditambah pembahasan-pembahasn diluar tema yang tidak ada kaitanya dengan inti pembahasan rapat. Bila ingin menambahkan pembahasan lain, sebaikanya dibahas setelah rapat resmi ditutup. Karena mungkin sebagian peserta rapat ada yang menunggu-nunggu waktu selesainya rapat tersebut. Kita harus menghargai hal tersebut, mengingat waktu memang sangat berharga oleh setiap orang, jangan sampai habis untuk hal-hal yang tidak penting.

5. Catat resume/ringkasan hasil rapat, jangan sampai kita sudah bicara banyak tapi tidak mencatat inti dari hasil pembahasan. Rapat kita menjadi sia-sia kalau tidak ada catatan hasil rapat, karena catatan tersebut menjadi patokan kita dalam melaksanakan program-program yang telah disusun dalan rapat tersebut.

Hal diatas perlu diketahui oleh orang yang sering mengikuti rapat atau pimpinan rapat, agar rapat yang kita laksanakan bisa efektif dan tepat sasaran. Tidak hanya menjadi omong kosong tanpa tindakan nyata dari hasil rapat tersebut.

Rynoedin